betrugssichere Elektronische Registrierkassen



In der Vergangenheit ließen sich durch manipulierte Registrierkassen Steuern hinterziehen – etwa indem mithilfe von Software nachträglich Umsätze gekürzt wurden. Um diesen Steuerbetrag wirksamer zu bekämpfen, verschärft die Bundesregierung mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, dem sogenannten Kassengesetz, in den nächsten Jahren stufenweise die Anforderungen an Kassensysteme.

Ab Januar 2018 kann das Finanzamt eine sogenannte Kassennachschau während den üblichen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung im Betrieb durchführen. Während einer solchen Nachschau sind die Unternehmer verpflichtet, dem Kassenprüfer die Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie Auskünfte zu erteilen. Auch elektronische Daten sind dem Prüfer hierbei zur Verfügung zu stellen.

Außerdem muss ab dem Jahr 2020 eine verwendete Registrierkasse ein zertifiziertes Sicherheitssystem enthalten. Dazu sind die Unternehmer verpflichtet neue Kassen anzuschaffen oder ihre aufrüstbaren Kassen mit dem neuen System auszustatten. Für alle Geschäfte, die mit Hilfe eines Kassensystems erfasst werden, gilt ab dem 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht. Danach muss der Unternehmer die Belege über das Geschäft dem Kunden unmittelbar elektronisch oder in Papierform zur Verfügung stellen.

Es besteht jedoch keine gesetzliche Vorgabe, wie Kassenaufzeichnungen zu führen sind. Insbesondere ist keine Registrierkassenpflicht vorgesehen.

Die Einzelaufzeichnungspflicht bei Bareinnahmen ist mit dem Kassengesetz erstmals gesetzlich geregelt.

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssten die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass es bei einem sachverständigen Dritten innerhalb kürzester Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten sowie die Grundlagen für die Steuerberechnung festzustellen. Die Finanzverwaltung fordert in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäfts – also auch jeder Betriebseinnahme und –ausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung der Geschäftsgrundlagen, des Inhalts und der Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet, dass neben dem Preis der Ware oder Dienstleistung auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Kunden aufzuzeichnen sind.

Allerdings ist auch der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Unternehmer, die im Allgemeinen Waren an ihnen nicht bekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen, sind in der Regel nicht verpflichtet die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen.

Hat die Kassenführung in bargeldintensiven Betrieben formelle Mängel, wird schnell die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß angesehen. Strafen und Steuernachzahlung schließen sich an. Um eine sachlich und formell korrekte Kassenführung nachzuweisen, müssen Unternehmer zum Teil komplexe Auflagen erfüllen. Da kann es sinnvoll sein, seinen Steuerberater als kompetenten Ansprechpartner hinzuzuziehen.